2025-04-v031

Configuration Zoho Signs

1. Création du compte et choix du forfait  

• Inscrivez-vous sur le site de Zoho Sign

• Comparez les différents forfaits (Standard, Professional, Enterprise)

• Évaluez vos besoins en termes de nombre de documents et d'utilisateurs

• Commencez par un essai gratuit pour tester les fonctionnalités

2. Configuration du profil et paramètres généraux  

• Complétez votre profil d'entreprise (nom, logo, adresse)

• Configurez les paramètres régionaux et le fuseau horaire

• Personnalisez l'interface selon votre charte graphique

• Définissez les paramètres de notification par défaut

3. Gestion des utilisateurs et des rôles  

• Ajoutez des utilisateurs en leur envoyant des invitations par email

• Définissez les rôles et les permissions (administrateur, utilisateur standard)

• Créez des groupes pour organiser vos utilisateurs par service

• Configurez les paramètres de délégation si nécessaire

4. Création de votre signature électronique  

• Créez votre signature en la dessinant, en la téléchargeant ou en la tapant

• Configurez plusieurs types de signatures pour différents usages

• Ajoutez des initiales ou autres éléments graphiques complémentaires

• Configurez votre certificat numérique pour renforcer la sécurité

5. Configuration des modèles de documents  

• Créez des modèles pour vos documents fréquemment utilisés

• Définissez les champs de signature et autres champs à remplir

• Configurez l'ordre de signature et les règles de validation

• Ajoutez des textes standard et des clauses légales

6. Paramétrage des flux de signature  

• Définissez les différents scénarios de signature (séquentiel, parallèle)

• Configurez les règles de rappel automatique

• Établissez des délais d'expiration pour les documents

• Créez des règles de routage conditionnelles si nécessaire

7. Gestion des champs et formulaires  

• Paramétrez les différents types de champs (texte, case à cocher, date)

• Créez des champs calculés et des formules si besoin

• Définissez les champs obligatoires et facultatifs

• Configurez la validation des données saisies

8. Intégration avec d'autres services  

• Connectez Zoho Sign à Zoho CRM pour accéder à vos contacts

• Intégrez-le avec Zoho Docs ou d'autres systèmes de stockage

• Configurez l'intégration avec Zoho WorkDrive

• Utilisez les API pour des intégrations personnalisées avec vos outils existants

9. Configuration de la sécurité et conformité  

• Activez l'authentification à deux facteurs

• Configurez les niveaux de vérification d'identité (email, SMS, KBA)

• Paramétrez les options de conformité légale selon votre pays

• Définissez les politiques de conservation des documents

10. Personnalisation des emails  

• Créez des modèles d'emails personnalisés pour les invitations à signer

• Configurez les messages de rappel et de confirmation

• Personnalisez l'apparence des emails selon votre identité visuelle

• Définissez le contenu des messages selon le type de document

11. Configuration des journaux d'audit  

• Activez le suivi détaillé des actions sur les documents

• Configurez les rapports d'activité et d'audit

• Définissez les paramètres d'archivage des journaux

• Paramétrez les alertes en cas d'activité suspecte

12. Formation et documentation  

• Créez des guides d'utilisation pour vos équipes

• Configurez des documents d'exemple pour la formation

• Documentez vos processus de signature spécifiques

• Établissez des bonnes pratiques pour votre organisation

Source/lien;

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